Plantillas de facturas proforma

En ocasiones, las empresas deben expedir facturas proforma a sus clientes, para que estos puedan recibir toda la información, sobre los conceptos que serán incluidos en su factura final.

Por ello, es importante que conozcas diversos detalles sobre este tipo de facturas, para qué son útiles y cuando debes utilizarlas, antes de poder descargarlas.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma, es un documento muy importante dentro de las empresas, especialmente aquéllas que llevan a cabo una gran cantidad de transacciones. A través de estas facturas,  es posible hacer un tipo de precontrato con los clientes. 

Pero, exactamente ¿qué es una factura proforma? Se trata de un documento de carácter provisional e informativo, que permite al cliente conocer detalles sobre los productos o servicios, que posteriormente serán facturados de manera definitiva. 

Esto quiere decir, que no es una factura comercial y por lo tanto, a través de ella no se puede probar que se ha efectuado un pago. Tampoco es un instrumento probatorio, que indique que se ha prestado algún servicio. 

¿Cómo hacer una factura proforma?

No basta con solo saber qué es una proforma, para hacerla apropiadamente. Para que la factura pueda cumplir su objetivo, es indispensable saber cómo hacer una factura proforma, de manera que satisfaga las exigencias del cliente.

En esencia, esta no guarda mayores diferencias con una factura comercial. De hecho, su contenido debe casi idéntico, ya que una vez aprobada por el vendedor, no pueden realizarse modificaciones.

La mayor distinción, en cuanto a la forma de ambas facturas, será la especificación de que la proforma, es una factura provisional y no definitiva.

Básicamente, esta debe contener un encabezado, en el que se indique se trata de una proforma. Adicionalmente, en ella se debe indicar:

• Fecha de emisión.
• Datos del vendedor y del cliente interesado en la información.
• Descripción de los productos y/o servicios requeridos.
• Impuestos procedentes.

Además, puede añadirse cualquier otra información que se considere relevante, en cuanto a las condiciones de la transacción que se pretende realizar.

No obstante, para evitar confusiones, la mejor alternativa a la hora de hacer facturas proforma, es descargarlas. ¡A través de una plantilla podrás hacerlo!

Simplemente, debes revisar que contenga los apartados necesarios, rellenarla, imprimirla y enviarla o al cliente.

Al descargar los formatos predeterminados de una factura tipo proforma, no es necesario aprender a utilizar, las funciones más avanzadas de los programas para generarlas, porque ya están hechas. Simplemente deben personalizarse, según las preferencias de la empresa y/o cliente.

¿Tiene validez una factura proforma?

Uno de los aspectos más importantes con relación a este tipo de factura, está relacionado con su validez. Acerca de ello, existe mucha confusión, especialmente en el ámbito legal. 

En este sentido, una proforma, no puede utilizarse como un documento que forma parte de la contabilidad de la empresa.

Estas tampoco tienen validez fiscal. Lo que sí tienen, es una validez legal, ya que mediante estas facturas, ambas partes (la empresa y el cliente), acuerdan las condiciones de las transacciones comerciales que realizarán. 

¿Cuándo usar una factura proforma?

Como empresarios, es preciso saber cuándo usar una factura de este tipo, ya que éstas no se incluyen en todos los casos.

Como regla general, estás facturas se expiden a petición del cliente. Es su interés por conocer los detalles de la venta, lo que motiva en primer lugar la solicitud de la misma. 

Sin embargo, para las empresas también hay ventajas en emitirlas. Como se dijo anteriormente, estás permiten probar que ha habido un acuerdo, en los términos de la negociación. 

Esta clase de facturas también son útiles, cuando se requiere tener certeza, del contenido de la factura definitiva antes de realizarla. 

Elaborando previamente una proforma, se realizarían los distintos apartados de la misma y una vez aprobados, podría convertirse está en una factura definitiva. Con ello, se ahorran futuros inconvenientes y se llevan a cabo transacciones más eficientes. 

Descargar plantillas de facturas proforma en Excel

Para el caso de las modelos de facturas proforma, lo más cómodo es que te descargues la versión en Excel. Esto te facilitará toda la gestión, ya que todos los campos se calculan de manera automática.

Descargar plantillas de facturas proforma en Word

Si descargar tu plantilla de factura proforma en formato Word. Los cálculos los tendrás que hacer a mano, pero por otro lado, podrás personalizarla mucho más.

Descargar plantillas de facturas proforma en PDF

Siempre puede existir la opción de que necesites enviar un documento que nadie pueda modificar. Para estos casos lo ideal es descargar el modelo de factura proforma en formato PDF.

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